Imagine a cena: faltam apenas 12 horas para a abertura da maior feira do seu setor. O pavilhão está um caos, empilhadeiras correm de um lado para o outro e, ao chegar no local do seu espaço, você percebe que a pintura está manchada, a iluminação não funciona e a equipe de montagem sumiu.
O pesadelo de qualquer gestor de marketing, certo? Infelizmente, essa é uma realidade mais comum do que se imagina para quem erra na escolha dos parceiros.
A boa notícia é que evitar esse cenário catastrófico é totalmente possível e depende de um processo estruturado de escolha.
Não se trata apenas de sorte, mas de método e atenção aos detalhes certos. Hoje, vamos desvendar o passo a passo seguro para selecionar a empresa que será responsável pela “cara” da sua marca durante o evento, cobrindo desde a definição do escopo até a análise final do orçamento.
Se você quer garantir que seu próximo evento seja sinônimo de tranquilidade e resultados, continue lendo e descubra como transformar esse processo complexo em uma tarefa simples e segura.
Entendendo a complexidade: muito além de madeira e vidro
O primeiro passo para uma contratação bem-sucedida é ajustar a expectativa sobre o que está sendo adquirido. Ao buscar uma montadora de stands, muitos gestores acreditam estar comprando apenas marcenaria, carpete e adesivos.
No entanto, o buraco é mais embaixo: você está contratando engenharia, arquitetura e, principalmente, gestão de risco.
Um stand é uma edificação temporária que recebe centenas de pessoas. Por isso, não basta que ele seja bonito; ele precisa ser seguro.
A escolha não pode ser baseada em quem faz o móvel mais barato, mas sim em quem domina as normas técnicas do pavilhão e as leis de segurança do trabalho. Uma empresa especializada garante que os materiais tenham tratamento contra incêndio, que a elétrica seja dimensionada corretamente para não pegar fogo e que a estrutura não desabe.
Contratar profissionais qualificados é a única forma de blindar sua marca contra acidentes e problemas jurídicos.
A busca pelo parceiro ideal: como filtrar o mercado
Com a consciência de que é um trabalho técnico, começa a fase de seleção. O mercado está cheio de opções, mas saber quem é quem faz toda a diferença.
Para separar o joio do trigo, não se deixe levar apenas por belas imagens digitais. O “papel” (ou a tela do computador) aceita tudo, mas a realidade da montagem é bruta.
Ao avaliar os candidatos, exija ver o portfólio real. Peça fotos dos stands montados no dia do evento, com acabamento final, e não apenas o projeto 3D.
Além disso, investigue a reputação da empresa. Verifique se o CNPJ está ativo e saudável, se existem processos trabalhistas e se a empresa possui registro nos conselhos de classe (como CAU ou CREA). Uma montadora com problemas financeiros ou legais tem muito mais chances de abandonar sua obra pela metade ou entregar um serviço inferior.
O relógio corre: a importância do cronograma
Em eventos, o tempo é o recurso mais escasso e valioso. Um dos maiores erros na contratação é deixar para a última hora, acreditando que será possível resolver tudo em poucas semanas.
O ideal é iniciar as conversas com uma antecedência de três a quatro meses.
Esse prazo é necessário para que haja tempo hábil de criar o design, refinar o projeto, aprovar a engenharia junto à organizadora da feira e planejar a produção.
Quando você contrata em cima da hora, fica refém de quem tem agenda disponível (geralmente não são os melhores) e acaba pagando taxas de urgência que encarecem o projeto sem agregar qualidade. Antecipar-se é a melhor forma de economizar e garantir a elite dos fornecedores.
Logística e execução: detalhes que definem o sucesso
Outro fator que muitas vezes passa despercebido é a geografia. O local onde a feira acontece deve influenciar sua decisão.
Se o evento é em São Paulo, por exemplo no Expo Center Norte, mas sua empresa e a montadora são de outro estado, é preciso colocar na ponta do lápis os custos de logística, como frete, hospedagem e alimentação da equipe de montagem.
Isso não significa que você deve contratar apenas empresas locais, mas precisa entender como a montadora opera fora de sua base.
O segredo está em saber como o projeto será executado: a empresa tem parceiros locais para resolver emergências?
Se uma vitrine quebrar ou uma lâmpada especial queimar no meio do evento, eles têm como repor rapidamente?
Um bom contrato deve prever essas situações e garantir que o suporte técnico esteja disponível durante todo o evento, não apenas na entrega.
Do briefing ao contrato: formalizando o sonho
A qualidade da entrega depende diretamente da qualidade do seu pedido. O processo flui muito melhor quando você fornece um briefing detalhado.
Em vez de pedir algo genérico como “um stand moderno”, especifique suas necessidades reais: o tamanho da área, a necessidade de uma sala de reunião fechada para quatro pessoas, um depósito para guardar 50 caixas de brindes ou uma vitrine iluminada para destaque de produtos.
Com o projeto escolhido, o passo seguinte é blindar o acordo com um contrato sólido. O documento deve especificar os materiais exatos que serão usados (para evitar que troquem vidro por acrílico ou madeira nobre por compensado simples),troquem o logotipo da empresa, os prazos de entrega com dia e hora, e as multas em caso de atraso ou descumprimento.
O contrato é o mapa que guia a relação e protege seu investimento de surpresas desagradáveis.
O momento da verdade: analisando o orçamento
Por fim, chegamos à parte financeira. Comparar orçamentos de montadoras pode ser confuso, pois cada uma apresenta a proposta de um jeito.
Para saber quanto custa de verdade, é preciso equalizar as propostas e comparar “maçãs com maçãs”.
Verifique se todas as taxas obrigatórias da feira (como a taxa de responsabilidade técnica e taxas de resíduos) já estão inclusas no valor final ou se virão como uma surpresa depois. Analise também a qualidade dos materiais descritos.
Um orçamento pode parecer 30% mais barato, mas estar oferecendo móveis desgastados e impressão em baixa resolução, enquanto o outro oferece tudo novo e em alta definição.
Desconfie sempre do preço muito abaixo da média do mercado; na montagem de stands, o barato costuma sair muito caro, resultando em estruturas precárias que depõem contra a imagem da sua empresa.
A parceria como estratégia de marca
Ao final desse processo, fica claro que contratar uma montadora de stands não é uma simples compra de insumos, mas sim a formação de uma aliança estratégica. O fornecedor escolhido será, na prática, a extensão da sua equipe de marketing durante os dias mais importantes do ano para o seu setor comercial.
Quando você segue um método claro, entendendo a complexidade técnica, filtrando pela reputação, respeitando os prazos, cuidando da logística e formalizando tudo em contrato , o risco de imprevistos cai drasticamente.
O resultado final será um espaço que não apenas para em pé com segurança, mas que reflete a grandeza da sua marca e funciona como uma poderosa ferramenta de vendas.
Faça a lição de casa na contratação e, no dia da abertura da feira, sua única preocupação será receber os clientes e fechar bons negócios.
