A gestão de processos foi apontada como uma das principais dores dos empresários pelo relatório Visão 2024, elaborado pelo G4 Educação para mostrar sentimento e tendências para negócios no Brasil. Escolhida por 17,8% dos empresários, a resposta “estruturação e mapeamento de processos” está atrás apenas da opção “gestão de pessoas, cultura e liderança”, a principal dor para 31,9% dos entrevistados.
Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a gestão de processos ajuda a equipe a entender a dinâmica da empresa e visualizar melhor os impactos que suas ações e decisões causam no todo.
A sua função é identificar as etapas que sustentam o negócio e distribuir a forma que todas se relacionam, principalmente para colher ações assertivas que levam a gestão a ter os melhores resultados. Uma pesquisa da Euax revela que 97% das empresas que usam gestão de processos fazem isso com o objetivo de melhorar sua performance.
Um bom gerenciamento de processos pode resultar em redução de custos, aumento da produtividade, melhoria na qualidade e maior satisfação do cliente. Com base nas informações coletadas e organizadas – por meio de um fluxograma BPMN online, por exemplo – os líderes conseguem compreender o cenário da empresa e implementar práticas de melhoria.
No entanto, alguns desafios podem ser encontrados para colocar essa gestão em prática. Para o especialista em Análise e Desenvolvimento de Sistemas, Renan Lima, ela pode ser complexa e demorada, dependendo da escala e da complexidade da organização. Isso pode levar a atrasos e custos adicionais.
Além disso, a gestão de processos requer conhecimento e habilidades específicas, o que pode ser uma grande dificuldade se a equipe não tiver a competência necessária. Ela também precisa ser integrada com outros sistemas e processos na organização, o que pode ser uma complicação, especialmente se os sistemas existentes forem incompatíveis ou desatualizados.
Ferramentas automatizadas podem ajudar
Uma pesquisa da consultoria McKinsey & Company revela que empresas que adotaram a digitalização de processos aumentaram a sua produtividade em até 30%. A digitalização corresponde a adoção de tecnologias, ferramentas, sistemas e soluções que ajudam a modernizar e a automatizar atividades e funções na companhia, conforme explica o Sebrae.
O fluxograma BPMN (business process model and notation) é um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada para auxiliar a gestão. A partir dele é possível ter uma representação visual dos processos da empresa, com ícones e conectores padrão para organizar informações. Ao usá-lo, as equipes podem mapear e visualizar as etapas dos processos de forma clara e colaborativa.
O Sebrae destaca que o mapeamento de processos ajuda a apresentar as partes envolvidas, detalhar as atividades que o compõem e mostrar quais são as decisões tomadas ao longo de cada etapa.
Outra tecnologia que pode agregar no dia a dia das empresas é o sistema de gestão empresarial (ERP). Com softwares projetados para gerenciar todos os setores de forma integrada, é possível automatizar os processos e acompanhar os resultados em tempo real.
Esses sistemas permitem organizar atividades diárias como gerenciar estoque, controlar finanças, emitir notas fiscais e cuidar de compras. De acordo com uma pesquisa da Gartner, mais de 80% das empresas que implementaram um software ERP reportaram um aumento significativo na eficiência operacional, com uma média de 22% de redução nos custos operacionais.
Distribuição dos fluxos e processos
Assim como investir em tecnologia, o Sebrae indica que, para melhor distribuir os fluxos e processos de um empreendimento, é preciso realizar um diagnóstico interno, avaliando a situação atual da empresa, construir fluxos de trabalho, fazer um planejamento e preparar as equipes. A recomendação para transformar o time é investir em treinamentos e estímulo.
Além disso, para obter melhorias na gestão de processos é fundamental monitorar os resultados. Só assim a gestão conseguirá saber quais pontos exigem atenção e como aproveitar melhor as oportunidades das ações que forem surgindo e os desafios que ainda precisam ser superados.
